AUTOMATIZACIÓNES DE PROCESOS

INTELLIGENT PROCESS AUTOMATION


¿Qué es IPA?

AUTOMATIZACIÓNES DE PROCESOS INTELIGENTES

Intelligent Process Automation (IPA) es una evolución de la automatización de procesos empresariales que combina Robotic Process Automation (RPA) con tecnologías avanzadas como Inteligencia Artificial (IA), Machine Learning (ML), y Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP). Esta combinación permite no solo automatizar tareas repetitivas, sino también tomar decisiones inteligentes y adaptarse a contextos cambiantes.

Componentes Clave de IPA

Robotic Process Automation (RPA):

Automatiza tareas repetitivas y regulares en sistemas y aplicaciones.

Inteligencia Artificial (IA):

Proporciona capacidades de aprendizaje y toma de decisiones.

Machine Learning (ML): 

Permite a los sistemas mejorar y adaptarse con el tiempo.

Análisis Predictivo:

Utiliza datos históricos para hacer predicciones y tomar decisiones proactivas.

CASOS DE AUTOMATIZACIÓN

Observemos un caso de ejemplo donde se puede aplicar IPA

Proceso Detallado:

  1. Recepción de Facturas:
    • Las facturas se reciben en formato PDF desde los distintos proveedores.
  2. Lectura Automática de Facturas:
    • El asistente automático lee cada archivo PDF de manera automatizada.
  3. Renombrado Estructurado:
    • Cada factura se renombra siguiendo un formato estandarizado que incluye:
      • Nombre del Proveedor: Por ejemplo, “JUANPEREZ”.
      • Número de Factura: Un identificador único, como “00005623”.
      • Fecha de la Factura: En formato “YYMMDD”, por ejemplo, “200924” para el 24 de septiembre de 2020.
    • El nombre final del archivo podría ser, por ejemplo, “JUANPEREZ-00005623-200924.pdf”.
  4. Organización en Carpetas:
    • Los archivos renombrados se organizan en diferentes carpetas y directorios según criterios específicos:
      • Por Proveedor: Cada proveedor puede tener su propia carpeta.
      • Por Solicitud de la Empresa: La organización puede seguir otros criterios definidos por la empresa, como por tipo de servicio, departamento, o cualquier otra clasificación requerida.
  5. Lectura de Archivos de Ventas o Compras:
    • Además de procesar las facturas, el asistente puede leer archivos de Excel que contienen datos de ventas o compras del proveedor.
    • Estos archivos de Excel pueden contener información detallada sobre transacciones, que el asistente también procesa y organiza.
  6. Creación de Libro de Excel para Panel General:
    • Después de leer y reorganizar todos los archivos, el asistente puede crear un libro de Excel consolidado.
    • Este libro de Excel contiene todos los datos procesados, facilitando la visualización y análisis en un panel general.
  7. Carga Automática en el Sistema Interno:
    • Finalmente, el asistente carga automáticamente todos los datos procesados en el sistema interno de la empresa.
    • Esto asegura que la información esté actualizada y disponible para su uso inmediato en el sistema de gestión empresarial.

Beneficios de la Automatización:

  • Eficiencia: El proceso se realiza de manera rápida y sin intervención humana, reduciendo el tiempo de procesamiento.
  • Precisión: El renombrado y organización siguen un formato estricto, minimizando errores y asegurando la consistencia.
  • Facilidad de Búsqueda: La estructura de carpetas y nombres de archivo facilita la búsqueda y recuperación de facturas y datos cuando sea necesario.
  • Consolidación de Datos: La creación de un libro de Excel consolidado facilita el análisis y la toma de decisiones.
  • Integración Automática: La carga automática de datos en el sistema interno asegura que la información esté siempre actualizada y disponible.

Ejemplo Práctico:

Si un proveedor llamado “Tecnología Avanzada S.A.” envía una factura con el número “123456” el 15 de octubre de 2023, junto con un archivo de Excel que contiene datos de ventas, el asistente automático:

  1. Renombraría la factura como “TECNOLOGIA_AVANZADA_SA-123456-231015.pdf”.
  2. Organizaría la factura en la carpeta correspondiente.
  3. Leería y procesaría el archivo de Excel.
  4. Crearía un libro de Excel consolidado con todos los datos procesados.
  5. Cargaría automáticamente la información en el sistema interno de la empresa.

Este proceso automatizado no solo agiliza la gestión de facturas y datos, sino que también mejora la organización, accesibilidad y disponibilidad de la información, lo que es fundamental para la eficiencia operativa y el control financiero de la empresa.

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